En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la precisión son clave para mantener una ventaja competitiva. Una de las herramientas más poderosas para lograr esto es la integración de Microsoft Dynamics 365 Sales con DocuSign. En este blog, te mostraremos cómo puedes generar contratos automáticamente, capturando datos esenciales como el nombre del cliente, su CIF y la fecha del contrato, y enviándolos automáticamente por correo electrónico para su aceptación.
Paso 1: Configuración de la Integración
Para comenzar, es necesario configurar la integración entre Microsoft Dynamics 365 Sales y DocuSign. Esta integración permite enviar acuerdos y aprobaciones para firma directamente desde Dynamics 365. Aquí te dejamos los pasos básicos:
- Instalación de DocuSign: Descarga e instala la aplicación DocuSign desde AppSource. Docusign for Dynamics
- Configuración de la Integración: Accede a Dynamics 365 Sales y configura la integración siguiendo las instrucciones proporcionadas por DocuSign.
Paso 2: Creación del Contrato en Dynamics 365 Sales
Una vez que la integración esté configurada, puedes proceder a crear el contrato en Dynamics 365 Sales. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
- Acceso a Dynamics 365 Sales: Inicia sesión en tu cuenta de Dynamics 365 Sales.
- Sube un Nuevo Contrato al SharePoint de la Cuenta: Navega a la sección de “Archivos” de la Cuenta, sube el contrato a firmar, que será el contrato que después escogeremos para enviar.
Paso 3: Sincronización con DocuSign
Con el contrato creado, el siguiente paso es sincronizarlo con DocuSign para la firma electrónica:
- Enviar para Firma: Utiliza la opción «Enviar para Firma» en Dynamics 365 Sales. Esto enviará el contrato seleccionado de la ruta de “Archivos” de la Cuenta, donde los destinatarios podrán firmarlo electrónicamente desde la plataforma online de DocuSign.
- Captura Automática de Datos: Configura la captura automática de datos en Dynamics 365 Sales para que el nombre del cliente, su CIF y la fecha del contrato se extraigan automáticamente.
Paso 4: Envío Automático del Contrato por Correo Electrónico
Para facilitar la aceptación del contrato, puedes configurar el envío automático del contrato al correo electrónico del cliente:
- Configuración de Envío Automático: En Dynamics 365 Sales, habilita la opción de envío automático de contratos por correo electrónico.
- Personalización del Correo Electrónico: Personaliza el correo electrónico que se enviará al cliente, incluyendo un mensaje claro y profesional que explique los próximos pasos.
Paso 5: Aceptación del Contrato y Disponibilidad en DocuSign
Una vez que el cliente recibe el contrato por correo electrónico, puede proceder a su aceptación:
- Firma Electrónica: El cliente puede firmar el contrato electrónicamente a través de DocuSign.
- Disponibilidad del Contrato: Una vez firmado, el contrato estará disponible tanto para el cliente como para la empresa contratante en la plataforma de DocuSign. Esto garantiza que ambas partes tengan acceso al documento firmado en cualquier momento.
La integración de Microsoft Dynamics 365 Sales con DocuSign no solo agiliza el proceso de generación de contratos, sino que también garantiza la precisión de los datos capturados y facilita la aceptación del contrato. Al automatizar la captura de información clave y el envío por correo electrónico, puedes reducir errores y mejorar la eficiencia operativa.
Para más información de como actualizar e implementar las novedades y mejoras contacta con nosotros: