Salvi: caso de éxito de implantación de Dynamics Nav
Implantación de ERP «Software de Gestión» completo para una empresa de Diseño y Fabricación de Luminarias en C.M. Salvi Lihting
Descripción de la situación de partida
C.M. Salvi es una de las empresas centenarias de capital catalán. Se trata de una Pyme muy arraigada en el mercado nacional e Internacional.
Salvi lighting Barcelona está presente en el mundo de la iluminación desarrollando productos de luz de última generación para los espacios urbanos y se ha consolidado en la edición y producción de elementos de iluminación pública y eficiencia energética.
Con sede en Lliça de Vall i fábrica en China, Salvi se ha establecido en el mundo como pionera en el diseño y fabricación de luminarias y gestión de proyectos lumínicos.
Con el tiempo, las necesidades del mercado cambian y en Salvi que disponen de un sistema de gestión muy personalizado y ajustado a sus necesidades de fabricación, con procesos muy personalizados como el cálculo de necesidades, o la generación de proyectos comerciales y de I+D, requieren de nuevas formas de acceso a la información y de una mayor libertad para gestionar su ERP en función de las nuevas tendencias del mercado.
Así, a lo largo de los últimos años les aparecen una serie de necesidades:
- Gestión desde cualquier parte del mundo a nivel comercial y de gestión.
- Accesibilidad desde dispositivos móviles de forma ágil.
- Creación de plataformas de cálculo de precios y gestor de proyectos.
- Optimización de procesos internos como: planificación de entregas, planificación de las compras, gestión de estocs inteligente.
- Creación de cuadros de mando.
- Creación de previsiones a futuro.
- Adaptabilidad a cambios del mercado de forma rápida.
- Ofrecer acceso a información de producto y fidelización de cliente de forma remota.
Con la idea de seguir siendo líderes en el sector del diseño, fabricación y comercialización de luminarias, C.M. Salvi inicia un proceso de selección, para la implantación de sistema de gestión. Se busca un software de gestión que cubra todos los procesos de negocio de la organización y sea escalable, de forma que cubra sus necesidades presentes y futuras de la empresa.
Solución propuesta
Desde nbDynamics después de un análisis completo de las necesidades de todos los procesos de la organización, ofrecimos una solución global a las necesidades actuales del negocio basándonos en los siguientes puntos:
- Software de gestión que cubra todas las áreas de negocio de la Organización: en especial la fabricación y la gestión de proyectos comerciales y de I+D
- Software adaptable y personalizable. Se requiere un software de código libre para potenciar el valor diferencial de la empresa y conseguir adaptar el software a la empresa para aumentar la eficiencia de todos los procesos.
- Software con versión web y aplicaciones móviles para ofrecer accesibilidad ágil.
- Escalable y modular.
- Mantenimiento y actualizaciones sencillas.
- Amplia variedad de software vertical que resuelva necesidades puntuales
Así, se escoge Microsoft Dynamics NAV como plataforma base sobre la que montar toda la infraestructura de gestión de procesos, análisis de datos estadísticos, creación de cuadros de mando y el desarrollo de todas las herramientas de análisis y gestión que C.M.Salvi necesita.
Ofreciendo un plan de implantación basado en el conocimiento del negocio, y la solución de las necesidades de la empresa.
El proyecto se valora y planifica en las siguientes fases:
- FASE I: Estudio de Fit&Gap: Que se ajusta a un estándar respecto al ERP y qué deberemos personalizar.
- FASE II: Análisis personalizado de las personalizaciones.
- FASE III: Instalación y Configuración del estándar. Usuarios – Permisos de Acceso – Informes – Impresos.
- FASE IV: Formación.
- FASE V: Carga de datos.
- FASE VI: Go live o Puesta en marcha.
- FASE VII: Soporte posterior, mantenimiento y actualizaciones.
Implantación y puesta en marcha
Durante el proceso de implantación se diferencian 3 grandes figuras a nivel técnico para la implantación de este sistema de gestión.
Sergi Zaragoza nuestro Director de Proyecto: se encarga de crear y vigilar por el cumplimiento del planning de implementación, y de avisar a las partes interesadas de posibles desviaciones.
Se encarga también del análisis de negocio y de cada una de las áreas de la organización con el fin de optimizar los procesos dentro del sistema de gestión.
Daniel Sánchez Consultor funcional: se encarga de las configuraciones del sistema tal y como le ha transmitido el director de proyecto, habilitar la funcionalidad necesaria para cada proceso y cargar los datos básicos a nivel funcional.
Ton Rius Programador: con el análisis realizado por el director de proyecto, el programado es el encargado de desarrollar la nueva funcionalidad y de adaptar la funcionalidad existente a las necesidades detectadas. Desarrolla y envía las programaciones diseñadas al consultor funcional para este sea el que las pruebe junto con el responsable del proceso afectado.
Con el trabajo de todo el equipo realizado se procede a la planificación de la puesta en marcha:
En un día determinado se debe dejar de utilizar el ERP antiguo para empezar con Dynamics NAV. A esto se le llama puesta en marcha o Go Live, se trata de saltar dejando a tras un sistema muy conocido para caer en un sistema recién implantado y donde el usuario no tiene la confianza del uso diario (por mucha formación que se le haya dado).
Este es el punto del proceso con mayor “estrés”, donde el equipo de implementación deberá hacer un esfuerzo real para generar el máximo de confianza en los usuarios y en la dirección, estando de forma continua para resolver las dudas de los usuarios en cada uno de los puestos de trabajo.
Una buena puesta en marcha hará muy fácil la gestión posterior de los datos y del negocio a nivel directivo.
Mejoras conseguidas
Después de 6 meses de la puesta en marcha los procesos dentro del nuevo sistema de gestión se encuentran bien asentados y hemos empezado a analizar las mejoras obtenidas por la implantación realizada.
Antes | Ahora
- Comerciales Conectados: Antes 5 | Ahora 15
- Ofertas realizadas en sistema (mes) Antes 10 Ofertas | Ahora 50 Ofertas
- Proyectos gestionados sistema (mes) Antes 7 Proyectos | Ahora 25 Proyectos
- Análisis de Ofertas Ganadas y Perdidas Antes No existía | Ahora Sí
- Visitas WEB y los productos (mes) Antes 2200 Visitas | Ahora 3800 Visitas
- Media en Rotura de estoc (mes) Antes 18 Productos | Ahora 6 Productos
Mejoras no valorables a nivel numérico serían:
- Mejor flujo de la información por los diferentes departamentos.
- Accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo.
- Mejora en la seguridad y control de los datos.
- Creación de Cuadros de mando visuales.