Pero, ¿Qué es un sistema ERP? ¿Cuáles son las principales características de un sistema ERP y cómo las reconocemos en Microsoft Dynamics NAV?

Las siglas E.R.P significan Enterprise Resource Planning o Sistema para la Planificación de los recursos de la empresa.

Uno de los desafíos a los que se pueden enfrentar algunas empresas es el de los sistemas aislados. Son los que vemos cuando una empresa usa software de contabilidad que solo sirve para efectuar operaciones contables. Es posible que la empresa también tenga un almacén, un departamento de producción, venda bienes y servicios, etc., pero el software de contabilidad no registra los productos, las ubicaciones físicas y el stock real. Y por eso los llamamos “sistemas aislados”, porque las empresas usan distintos productos de software.

En algunos casos, es posible que se use Excel para mantener un maestro de artículos, por ejemplo. Así que usan distintos productos de software para el mantenimiento de todos estos datos.

Como te imaginas los datos del almacén, necesitamos productos. En los datos de producción también necesitamos productos, al igual que en ventas y clientes. Así que, en un sistema aislado típico, hay que introducir datos varias veces.

En primer lugar, esto supone mucho trabajo, por supuesto. Pero también puede ser una fuente de errores. Por estos motivos, es evidente que el sistema aislado no es la solución ideal.

En un sistema ERP, se trabaja de otro modo. En un sistema ERP, tenemos una base de datos común que contiene toda la información. Así que el mantenimiento de los datos de los productos se realiza en la base de datos común, y estos datos se pueden usar en los departamentos de producción, ventas, etc. Así que todos los que trabajan con el sistema, por ejemplo, el contable de administración financiera, el comercial del departamento de ventas y marketing, el empleado del almacén, el director de RR. HH., etc. Todos trabajan con el sistema en la aplicación específica de su departamento, pero con una base de datos común. Y eso es muy importante.

La base de datos única es una de las principales características de un sistema ERP.

Como el mantenimiento del maestro de artículos se efectúa una sola vez en la base de datos común, todos pueden usar los productos como prefieran, según la información que necesiten. Esta es una característica muy importante del sistema ERP. Otra de las características importantes es, por supuesto, el tiempo real.

Al contar con una base de datos común, tenemos toda la información disponible en tiempo real. Así que no hay que esperar, ni realizar procesos, importaciones o exportaciones. No. Todo está allí disponible en tiempo real.

Otro rasgo típico de un sistema ERP es que puede crecer junto con la empresa. Así que se puede empezar de manera muy básica, sin usar la gestión de almacén, por ejemplo. Pero si la empresa crece y empieza a usar un nuevo almacén, puede ser interesante implementar un sistema de gestión de almacén. Esto se puede hacer con un sistema ERP. Está ligado a los procesos empresariales y crecerá con la empresa. Así que si, en un momento dado, necesitamos la función de gestión de almacén, podemos empezar a usarla en nuestro sistema ERP.

Otras características de los sistemas ERP son las funciones y la autorización. Así que podemos configurar un sistema de seguridad y asignar distintas funciones: contables, como vimos en la diapositiva anterior, comerciales, empleados del almacén, etc. Todas estas funciones están basadas en estas otras: empezaremos a usar el sistema de forma específica. También necesitamos un sistema de seguridad para definir qué puede hacer cada usuario en el sistema ERP. Estas son las características principales y, por eso, podemos considerar Microsoft Dynamics NAV como un sistema ERP. Así que tenemos una base de datos central en SQL Server, podemos trabajar en tiempo real, definir usuarios, aplicar seguridad, etc.